Planejamento Estratégico de Eventos

Muito tem se falado sobre organização de eventos para empresas e eventos sociais.

Encontramos no mercado, diversos profissionais de marketing e publicitários que, de repente, se vê responsável pela área de eventos da empresa. Porém, muitas vezes não tiveram um treinamento adequado ou vivencia na área para desempenhar tão importante função, que adianto, não é só “Fazer Festa”, como muita gente diz.

Organizar um evento, requer Planejamento. E é isso que iremos falar nesse artigo.

 

O que é um Planejamento Estratégico de Eventos?

Para começar a organizar um evento, o primeiro passo é ter claro qual é o Planejamento Estratégico do Evento (PEE). Um PEE bem feito precisa responder as seguintes perguntas:

– Qual objetivo desse evento?

– Qual o público alvo?

– Qual o orçamento (budget) reservado para realização do evento?

– Quem são as pessoas que estarão à frente da organização/produção?

– Qual a estratégia de divulgação?

Esses são alguns dos primeiros grandes passos para a produção de um evento. Sempre falamos que, antes de qualquer ação, é necessário traçar um perfil detalhado de tudo que se pretende com o evento e tudo que é necessário para a efetivação dele. Respondendo a essas questões, já temos um bom começo de PEE.

Para facilitar a visualização de seu PEE, a melhor forma  é consolidar tudo numa Planilha. Ou seja,  o PEE é um documento com a visão total e detalhada do evento. Nele, podemos ter especificada todas as ações de forma detalhada e mais completa possível, além de colocar nome dos responsáveis e prazo para cada item.

 

Por que fazer um Planejamento Estratégico?

Podemos responder de forma simples essa pergunta. Ele é tão ou mais importante que a própria Execução. O PEE é a Bíblia da área de Produção e Planejamento. Ele permite que todas as áreas e pessoas envolvidas no Planejamento e Execução, acompanhe de perto o andamento de cada fase do processo, além de facilitar o entendimento e ajudar na execução. Um PEE bem feito e sempre atualizado, ajuda a não esquecermos dos mínimos detalhes que um Evento requer.

 

A planilha

Nós temos uma Planilha que nos ajuda bastante no Planejamento Estratégico dos nossos eventos, sejam eles para clientes, sejam eles Projetos Proprietários, que gostaríamos de dividir com você.

Essa planilha é dividida em 3 fases: Pré-produção, Produção, e Pós-produção. Isso facilita bastante para que possamos ser mais organizados em cada fase. Baixe a planilha e comece a treinar.

Os prazos colocados podem e devem ser alterados conforme a realidade de cada evento, pois sabemos que nem sempre temos 12 meses para Planejar e Executar um evento.

Feito isso, agora é hora de começar a incluir TODAS as ações a serem realizadas em cada fase. Veja na planilha os itens que nós consideramos em nosso PEE.

Uma informação muito importante é você colocar sempre quem é o responsável por cada atividade, pois isso faz com que as pessoas se envolvam em todas as fases e saibam quais são suas responsabilidades no projeto. Outro ponto importante é definir prazos para cada uma das atividades.

Sabendo onde temos que chegar e quando, fica tudo mais fácil e todos sabem exatamente o que, quando e como fazer.

 

 

Feito isso, você terá o seu PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE EVENTOS pronto para ser dividido, acompanhado e gerenciado por todos os envolvidos.

Aproveite para treinar. Se tiver dúvidas, entre em contato conosco.

Email de contato: raulfernando@conee.com.br

www.coneeclub.com.br

No próximo post, iremos falar sobre Orçamento de Evento. Como fazer e para que fazer?

4 comments on “Planejamento Estratégico de Eventos”

    • Raul Costa Responder

      Ivan, isso é tão serio, que em alguns casos, temos que cortar itens primordiais de um evento, ou contratar serviços de qualidade inferior, comprometendo o resultado do trabalho como um todo.

  1. Andreza Responder

    Partilho da mesma opinião. Organizar Eventos não é só fazer festa.
    E isso acaba sendo ruim para quem estuda a área e se especializa como profissional, pois existe no mercado muitas pessoas que “caíram” na área de Eventos por acaso e além de ocupar espaço de profissionais, podem denegrir a imagem do profissional de Eventos.
    Planejamento é a base da organização de um Evento.

    • Raul Costa Responder

      Pois é Andreza, cada vez mais a especialização é importante.
      Apesar de algumas empresas preferirem o menor preço, independente da experiencia e conhecimento, nós da Conee Club acreditamos que quanto melhor formos, quanto maior o nível de conhecimento dos nossos colaboradores, melhores resultados os clientes terão.
      Festa a gente faz em casa, para os amigos e familiares, não é mesmo?

Deixe uma resposta

O seu endereço de email não será publicado Campos obrigatórios são marcados *

Você pode usar estas tags e atributos de HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>