Planilha de Orçamento de Eventos

 

Depois de termos investido tempo no Planejamento Estratégico de Evento, chegou a hora de pensarmos num outro detalhe. Já sabemos que um Evento, independentemente do tamanho, é uma diversidade de detalhes. Agora é hora de pensarmos no Orçamento do Evento.

 

Qual a importância do orçamento do evento e como fazer?

Um ponto importante é que consideramos o evento corporativo um INVESTIMENTO e não um custo.

Um bom orçamento de eventos precisa ser bastante detalhado. Ele é essencial para a organização e planejamento da produção por permitir a visão geral dos gastos e ajudar a empresa a controlá-los dentro da verba disponível. Nesse artigo abaixo, elencamos alguns pontos para que o orçamento de seus eventos seja cada vez mais eficaz.

 

Qual a verba disponível?

Primeiramente, é necessário traçar um perfil geral do evento. Esta é a hora de se estipular a verba geral, ou seja, o total que poderá ser gasto. E a partir deste valor, é que será definido o que poderá ser aplicado em cada item da lista. Ter uma quantia total definida é muito importante para que gastos exagerados que extrapolam o limite não se tornem um problema depois. Essa é uma realidade para eventos corporativos e sociais. Se você está elaborando um evento e precisa de recursos de patrocinadores, esse fluxo é diferente. Você precisa traçar o perfil geral e orçar o evento todo para chegar ao orçamento final.

 

Onde aplicar o dinheiro disponível?

Agora que você já sabe quanto tem de verba disponível, é a hora de definir cada uma das áreas. Você provavelmente gastará com local, som, comida, bebida, decoração, etc. É o momento de se fazer perguntas como: Será necessário gastar com divulgação e com segurança? Dependendo do perfil do evento alguns destes pontos serão essenciais, outros não. Uma festa dentro da empresa, por exemplo, não será necessário contratação de muitos seguranças. É imprescindível que, em um evento corporativo, você possa utilizar de recursos já contratados, isso facilita bastante a produção e ainda diminui o valor a ser investido.

 

Organização dos dados

Organize os dados em uma planilha contendo as áreas e seus respectivos ítens.

Defina os valores que você estima que serão gastos em cada item das áreas solicitadas. A soma destes valores estimados deverá ser um pouco menor do que o que poderá ser gasto de fato, justamente para que você tenha uma margem de erro caso uma área gaste um pouquinho mais.

Não se esqueça de deixar na planilha um espaço para colocar o total estimado e total real para cada item, e depois para a área em geral. Este detalhamento ajudará no seu controle.

 

Busca por fornecedores e complementação da tabela

Agora chegou a hora de correr atrás dos fornecedores e colocar os valores na planilha. Nossa sugestão é que sejam orçados, no mínimo, três fornecedores. Escolha aquele que te passou mais confiança e que o preço está dentro do valor que você estimou. Lembre-se sempre que o primeiro orçamento recebido pode e deve ser negociado, os fornecedores já contam com essa negociação, então não se prenda nunca ao primeiro preço recebido.

 

 A Planilha

Apresentamos abaixo a planilha que nós da Conee Club utilizamos para montarmos nosso orçamento de eventos. Fique a vontade para usá-la também.

Nessa planilha você pode colocar todos os valores definidos.

 

planilha2

 

 

 

Resultados esperados

No final, você terá um tabela organizada com todos os valores, os estimados e os reais. Você verá se houveram áreas em que se gastou mais do que o estimado e em qual se gastou menos. Ela será um documento de fácil visualização, além de fazer o controle do que já gastou e onde pode investir mais.

Baixe agora nossa planilha detalhada e aproveite – com cuidado, critério e organização.

 

Temos certeza que essa ferramenta vai lhe ajudar bastante na montagem de seus eventos.

 

Se tiver duvidas, entre em contato através do email:

raulfernando@conee.com.br

Tel.3490.9922

 

 

1 comment on “Planilha de Orçamento de Eventos”

  1. Pingback: Como montar um orçamento para um evento. | Ivonete Bombo

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