Porque confiar seu evento a uma empresa especializada

Escrito por: Raul Costa

 

Sabemos que o planejamento e a produção de eventos têm sido tarefas cada vez mais estratégicas para todas as empresas, mas que há ainda grandes dúvidas em como atuar com essa ferramenta. Encontramos no mercado empresas que já possuem área especifica para isso, com pessoas formadas e que respondem por todos os eventos, desde o planejamento até a entrega final dos relatórios. Mas na grande maioria dos casos, essa importante responsabilidade é delegada para profissionais que possuem outras funções na empresa e que além de produzir eventos, acumula outras funções, podendo acarretar falhas em algumas tarefas, além do aumento da carga horária para conseguir entregar todos os trabalhos no prazo necessário e na qualidade exigida.

Listamos abaixo 05 razões para confiar seu evento a uma empresa especializada.

 

Razão 1: Custos menores

Muitas vezes nos deparamos com a seguinte indagação do cliente: “ Mas se eu contratar sua empresa, terei que pagar mais caro, do que se eu contratar todos os fornecedores diretamente”.

Na verdade não é bem assim… Na composição dos custos de um evento conduzido pela equipe direta, é necessário mensurar o tempo de todos os funcionários envolvidos no evento, desde o líder do evento até o pessoal que acaba ajudando na hora que precisa, sem esquecer contas a pagar, porque ele receberá diversas notas fiscais, custos com ligações, internet, energia, horas extras (na maioria dos casos) e despesas de deslocamento para visitas técnicas e as incansáveis pesquisas de fornecedores, reuniões e avaliações

Quando você contrata uma empresa especializada, além de economizar em todos esses itens que são facilmente mensuráveis, ainda há um custo, esse mais difícil de mensurar, que é o desgaste do funcionário, que refletirá na performance ao longo do tempo.

 

Razão 2: Experiência

Ao contratar uma empresa especializada, é necessário avaliar a experiência dessa, na condução de um evento. Uma vez passada essa fase de avaliação, o contratante poderá contar com um item muito importante de seu evento que é a tranquilidade em compartilhar seu evento com uma empresa que atuará em todas as frentes com maestria e tranquilidade necessária. A experiência e jogo de cintura na produção de um evento é fator importantíssimo para resolver problemas pontuais comuns ao negócio. E a experiência traz isso facilmente, pois empresas especializadas vivem isso no seu dia-a-dia.

 

Razão 3 – Inovação

Uma empresa especializada tem a inovação como uma das razões para sua continuidade. Fornecedores de inovação em projeção, tecnologia, brindes, conteúdos e tantos outros itens que envolvem um evento, focam sua divulgação no mercado de eventos. O público alvo deles, são as empresas especializadas pois isso lhes traz maiores possibilidades de negócios. Assim fica muito mais fácil para uma empresa especializada apresentar novas tecnologias do que se um colaborador próprio, pois ele precisa parar para pesquisar, conhecer e orçar com diversas opções de inovação e preços existentes no mercado.

 

Razão 4 – Pesquisa de Tendência e Comportamento

É sabido que quem conhece os convidados são os gestores da empresa. Porém esse conhecimento geralmente é utilizado para escolhas de dinâmicas pontuais como brincadeiras, shows e palestrantes.

Uma empresa especializada em eventos que tem como pilar a Pesquisa de Tendência e Comportamento pode oferecer soluções que vão muito além disso. Elas podem oferecer conteúdo de comportamento que a empresa não percebe no dia-a-dia. Um evento corporativo precisa entender como é a vida pessoal de seus colaboradores, o que fazem em momentos de lazer, para aí sim oferecer recursos e momentos que vão de encontro com esse perfil de comportamento.

Esse é um tempo precioso do planejamento de evento, que muitas vezes, os colabores diretos responsáveis pela produção não conseguem ter, visto o grande acumulo de tarefas do dia-a-dia.

 

Razão 5 – Ou você trabalha no evento ou você se sente parte dele.

De todas as razões listadas, ao meu ver essa é a mais importante e que deveria ser também de todas as empresas. Quando a empresa produz seus eventos com colaboradores próprios, é preciso entender que esses colaboradores não serão agraciados pelo conteúdo, momentos de lazer e de reflexão que um evento corporativo provoca, pois estarão preocupados em servir os convidados, cuidar dos detalhes, resolver problemas pontuais e atender as demandas de gestores, convidados e fornecedores.

Eu acredito que evento corporativo deve ser vivenciado por todos os colaboradores da empresa presentes ali, sem distinção. São momentos raros e que precisam ser marcantes para todos.

 

Essas são apenas algumas razões, para que no próximo evento da sua empresa, você pense em dividi-lo com empresas especializadas em planejamento e produção de eventos.

 

Desejo que você tenha sempre as melhores escolhas!

 

 

 

 

 

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